Raphael Fuentes: “Cada mes se suspenden entre 40 a 50 licitaciones”

El director de la Dirección General de Contrataciones Públicas detalla las razones que motivan a suspender los actos públicos, entre ellas, sospecha de favoritismos, o  incumplimiento del proveedor. Hay aproximadamente 300 empresas inhabilitadas

Raphael Fuentes.

El proceso de contrataciones públicas ha sido modificado en varias ocasiones con el interés de proporcionar mayor transparencia en el trámite, evitar coimas o preferencias a ciertos proveedores que oferten productos o servicios con precios inflados. El director de la Dirección de Contrataciones Públicas (DGCP), Raphael Fuentes, asegura que al mes suspende entre 40 a 50 licitaciones por diferentes razones, entre ellas por posibles direccionamientos o por solicitar marcas específicas. La clave, asegura, es que los proveedores reporten las fallas ante la dirección cuando perciban favoritismos, y a su vez que las entidades puedan reportar a los proveedores que no cumplieron el tiempo de entrega para poder inhabilitar a esas empresas. Recientemente la DGCP obtuvo un puntaje de 48 sobre 100 en el Índice de Transparencia en Infraestructura que otorga Transparencia Internacional. Una de las falencias responde a la poca o falta de consulta ciudadana, al poco valor que se le da a la ciudadanía a la hora de licitar una obra y verificar la necesidad de la obra en las comunidades.

¿Cómo se eligen los proveedores del estado?

El portal de Panamá Compra es el único portal electrónico de contrataciones públicas en Panamá. Los proveedores pueden ingresar a la plataforma y registrarse gratuitamente. Se hace a través del sistema sin la necesidad de entregar documentación en la entidad, solo tiene que accesar al portal y registrarse. No hay una etapa de preselección al ingreso del registro, pero hay muchos beneficios que se tiene a los proveedores al momento de registrarse. Es decir, cuando una institución del estado registra un acto público en el portal, el sistema va a mandar un aviso a cada uno de esos proveedores. Actualmente nosotros tenemos registrados alrededor de 120 mil a 130 mil proveedores que en algún momento les llegan las invitaciones a cotizar y de cumplir con los requisitos pueden participar en los actos públicos. Lo importante es que antes los proveedores tenían que comprar los periódicos donde salían los actos públicos, ahora no es necesario. Pueden recibir en el correo las cotizaciones que se están registrando en el portal.

Sí, pero en ocasiones no hay disponibilidad del producto y la entidad no puede obtener el producto...

En Panamá Compras están las instituciones del estado que pueden cargar sus actos públicos. Dentro de este sistema también tenemos una tienda virtual que en definitiva no tiene todos los productos que el estado requiere. Lo que se hace en la tienda virtual, es un proceso de selección de contratistas denominado Convenio Marco que busca abastecer lo que normalmente compran las entidades estatales. Por ejemplo, una computadora. Todas las instituciones tienen que comprar computadoras, pero antes tenían que entrar en un proceso de licitación en cada una de las instituciones y empezar un acto público. Lo que se quiso hacer en este Convenio Marco es que solo se hiciese un proceso de licitación y que alimente la tienda virtual. Eso no quiere decir que si el producto no está en la tienda virtual la entidad se quede sin eso. Si dentro del convenio marco, ya no está disponible el producto, las instituciones mandan un correo donde lo exceptúa de utilizar la tienda virtual porque no hay disponibilidad del producto o no cumple las especificaciones, con eso el comprador debe hacer el procedimiento de selección de contratista que está autorizado por ley. Pero esto no quiere decir que el estado se queda sin el abastecimiento. La tienda virtual es el procedimiento más rápido para hacer las adquisiciones.

En Panamá Compras están las instituciones del estado que pueden cargar sus actos públicos. 

¿Cuántas licitaciones ha suspendido en este año?

Aproximadamente por mes suspendemos entre 40 y 50 actos públicos por ese tema. A veces por exceso de formalismos, por ejemplo, una cédula notariada no es necesaria. Otros por posibles direccionamientos. Hay instituciones que todavía ponen marcas a los productos en las licitaciones. Si nos mandan un correo nosotros procedemos a suspender el acto. Siempre está la posibilidad de que como entidad rectora podamos suspender los actos, nadie puede sentirse limitado en participar de las licitaciones.

¿Cuántos proveedores han sido inhabilitados?

Alrededor de unos 200 o 300 proveedores están actualmente inhabilitados. Eso quiere decir que está vigente su inhabilitación hasta el 2035.

¿Qué pasa si el proveedor cambia de razón social para burlar la inhabilitación?

Eso es importante. En la modificación de la ley de 2020 se estipuló que la inhabilitación partía desde la razón social a los dignatarios y accionistas.

Pueden poner testaferros...

Pero tenemos que entrar a la plataforma y puedes ver todos los dignatarios y accionistas de la empresa. Antes de la modificación de 2020, esta inhabilitación sólo la veía el proveedor, lo que hacían es que cambiaban de nombre y listo. Ahora es mucho más abarcadora la ley y agarra a los accionistas y los dignatarios.

Las adendas han sido también han sido una vía para propiciar coimas a los contratos iniciales, ¿qué garantía hay de que esto no ocurre?

Normalmente las adendas se dan en obras. Ha habido varias modificaciones de la ley, en 2019 se hizo que las adendas tuvieran un límite, antes eran ilimitadas. En 2018 se puso un tope hasta el 40% del monto del contrato y en el 2020 se modificó hasta el 25%, sin importar cuántas adendas se hagan, el tope es de 25%. Un tema es que la solicites y otro que la entidad del estado la justifique. Un caso fue en pandemia, el tema de obras estuvo parado hasta dos años y muchos proveedores solicitaron adendas por un tema de permanencia, pero normalmente si el proveedor termina en tiempo no se dan este tipo de adendas.

¿Cómo puede estar seguro de que el monto que ofrece el proveedor es realmente lo que vale la obra?

En la licitación. El estado establece su precio de referencia, normalmente ese precio con la modificación de ley debe estar basado en un precio de referencia. Con ese monto, rara vez es donde los proveedores ofertan sobre el precio de referencia, normalmente se manejan por debajo. El porcentaje de onerosidad se eliminó, antes era un 20% para arriba y abajo. Ahora se quitó ese porcentaje. Antes tenías un acto público y la ley permitía hasta un 10% por debajo, lo que facilitaba a los proveedores estimar un precio. Al quitar el precio mínimo, los proveedores deben calcular bien los precios porque si se van muy por debajo, quedan por fuera.

No puedes hacer una licitación llave en mano sin el aval del MEF.

¿Y cómo se puede verificar que las licitaciones no se hagan con nombre propio debido a las especificaciones que se contemplan en la licitación?

No puedes poner ni marca ni modelo. Ahí es donde exhortamos a que los proveedores presenten reclamos y de oficio nosotros podemos suspender una licitación.

¿Las adquisiciones muchas veces no van de acuerdo con el presupuesto del estado, por qué no se planifican de esta forma?

La ley dice que para convocar un acto público la institución debe contar con los fondos.

¿Si son llave en mano?

Tienes que tener la no objeción del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). No puedes hacer una licitación llave en mano sin el aval del MEF. Hace aproximadamente 10 meses atrás el MEF obligó que dentro del portal se incluya la participación presupuestaria, es decir la partida y el documento.

Muchas de las obras no van de acuerdo con las necesidades de la población...

La dirección general de contrataciones públicas no llega hasta allá. Las necesidades identificadas por un acto público justificado por parte del estado, obviamente a través de una consulta ciudadana, de investigaciones de que en realidad es una obra que se necesita.

La ciudadanía está muy relegada en este renglón...

En los municipios y los corregimientos se deben practicar consultas públicas o ciudadanas para identificar los proyectos.

¿En la descentralización se hizo eso?

Recordemos que todos los montos brindados en la descentralización son montos aprobados por ley de descentralización que identifica cuántos fondos y lo que se da a cada uno. Después de dar los fondos y generar la necesidad deben ir al portal a realizar el acto público. Si tienen los fondos deben estar haciendo los procesos de licitación.

¿Cómo puede asegurar que los precios de oferta están acorde al mercado?

La experiencia es que muchas veces el proveedor infla los precios porque el estado no les paga a tiempo

Es relativo. Yo te puedo decir que a través del portal hemos logrado conseguir productos con un 10% o 15% menos, principalmente en la tienda virtual porque tenemos un tema de volumen. Un estudio que estamos haciendo ahora dentro de la dirección es el costo transaccional. Cuánto cuesta hacer ese procedimiento de selección de contratistas para identificar en realidad si tenemos o no un ahorro. Definitivamente no es lo mismo comprar a contado que a crédito.

Pero también el crédito se traduce en un cargo añadido al producto o servicio por el tiempo de pago...

Es un cargo al estado, pero actualmente estamos desarrollando unos proyectos para mejorar la eficiencia en el pago a los proveedores. Tenemos que mejorar la forma de pago a los proveedores porque ganamos dos cosas, una es mayor cantidad de proveedores que vayan a querer ofertar por una certeza de pago y obviamente se va a redundar en mejores precios porque hay una mejor oferta.   

En noviembre nosotros le dijimos a las instituciones del estado que tienen que poner recibido conforme de todos los actos públicos con la finalidad de confirmar que el proveedor ya entregó. Nosotros hicimos una evaluación tres meses después de que enviamos la circular a las entidades y más del 50% de las entidades del estado y de los actos públicos ya contaban con ese recibido conforme. Estamos en el proceso de mejora para que la ciudadanía pueda tener la información de si se entregó o no. La ley de contrataciones públicas dice que el expediente electrónico debe ser igual al físico. Tienes que tener toda la información dentro del portal para acceso público. Para ello tenemos un portal habilitado de Panamá Compra en cifras que indica toda la información de Panamá Compra en Cifras para divulgar la información y la ciudadanía pueda ingresar y analizar la información.

¿Cómo puede asegurar que no hay preferencia en cuanto a los proveedores que están inscritos en la plataforma?

Las licitaciones y las especificaciones técnicas de selección de contratista las establecen las instituciones, pero hay un rol muy importante que tiene la dirección de Contrataciones Públicas y es el de fiscalización de actos públicos. Si el proveedor se siente de alguna forma afectado con algún acto público, o le limitan la participación puede reportarlo con un reclamo o las observaciones ante la dirección y nosotros entramos a fiscalizar el acto público. Nosotros podemos fiscalizar un acto de contrataciones de oficio, por un reclamo o por observación.

Hemos visto con frecuencia que en la compra de medicamentos hay constantes reclamos y por ende retrasos en la entrega, ¿por qué no dividen la compra?  

Aclaro que la ley de medicamentos es la ley 51 no la ley 22 de contrataciones públicas entonces sí son otros procedimientos. La ley de contrataciones públicas sí limita los reclamos porque no pueden ser reclamos indefinidos, aunque hay que dar la oportunidad a los proveedores. En la ley 22 hay oportunidad de hacer un reclamo gratis, y si vuelves a reclamar debes presentar una fianza de reclamo para garantizar de que en realidad se está haciendo no por retrasar, sino por razones. Es por informes de comisiones.

¿Cuál es el tiempo que se tardan en resolver los reclamos?

La dirección general de contrataciones públicas, dado el informe el proveedor tiene tres días para presentar observaciones ante la entidad. Después la entidad tiene dos días para poner sus descargos y después tienes dos días para presentar un reclamo. En total son 7 días para resolver un reclamo, si son dos serían 14 días.

¿A todos los contratistas les exige fianza?

Eso fue un cambio que se dio en la ley 153, la fianza de propuesta se pedía en todo acto público. Esto generaba una limitación. Obviamente la fianza de propuesta generaba un gasto. Lo que hemos hecho es que arriba de $500 mil es donde pides una fianza de propuesta.

¿Si no se entrega la obra, qué tipo de garantía tiene el estado si no hay una fianza de por medio?

Tenemos dos cosas. Uno es una fianza de propuesta y la otra de cumplimiento. La última es para aquellos actos arriba de $50 mil. Debajo de esa cifra, como es una compra menor es donde se genera el proceso de inhabilitación inmediatamente.

¿Por qué no dan de baja en la plataforma a los proveedores que no cumplen?

Para poderlo sacar necesitamos el proceso de inhabilitación porque si no se hace muy arbitrario. No puede ser así. Si una entidad inhabilita a un proveedor, puede ser inhabilitado desde tres meses hasta años. Ahora mismo tengo proveedores inhabilitados hasta el 2035.

Otro inconveniente que hemos escuchado es el tiempo de entrega. La ley otorga un tiempo según los montos, y atrasa a la entidad... el procedimiento se les hace más difícil...

La ley dice señala el marco normativo, pero no dice cómo jugar adentro. Es decir, no dice cuáles son las especificaciones que hay que tomar. La ley no señala si se requiere de forma urgente, lo que señala son las especificaciones técnicas. Los tiempos y las condiciones los establece la entidad. Esto quiere decir que, si la entidad lo necesita rápido, lo puede estipular en uno, dos o tres días. La dirección general de Contrataciones dice que la entidad debe establecer las condiciones de la contratación, tanto las técnicas como tiempo de entrega. Hay un tema, la normativa permite pedir prórrogas a la entrega, permite solicitarlas más no quiere decir que la institución del estado está en obligación del estado está en condición de darla. Otra opción también es que, si el proveedor no entrega el producto en el tiempo estipulado, la entidad puede cancelar la orden de compra.

Una escuela, por ejemplo, que necesita un ingrediente para la cocina, si no hay proveedor ¿se queda sin eso?

La tienda virtual busca eficiencia en el procedimiento de selección de contratistas. Es decir, que diferentes instituciones no tengan que hacer actos públicos repetitivos. Si no lo encuentra sencillamente puede ingresar a la plataforma y levantar el procedimiento.

¿Pero cuánto tiempo tarda?

El 80% de las contrataciones del estado son montos inferiores a $10 mil. Antes se llamaba a los proveedores de acuerdo con los montos. Ahora lo que se hace es, por un tema de divulgación para llegar a todos los proveedores, ese 80% que antes no generaba una oportunidad de negocio en la plataforma, las entidades ingresan el producto y el proveedor tiene cuatro horas para presentar su oferta. Como son compras rápidas, lo que hace la herramienta es que la divulga a todo mundo y cualquier proveedor puede llegar a ofertar en esas cuatro horas.

Sí, pero obliga a la entidad a hacer todo el proceso nuevamente y esperar un nuevo tiempo de entrega...

Las especificaciones técnicas y los tiempos de entrega son definidos por cada una de las instituciones del estado. Ellos son los que conocen sus necesidades. Algo que estamos tratando es de inculcar a las instituciones del estado que si el proveedor no cumple deben sancionar con multas o con inhabilitación del proceso. Actualmente se pueden ver los proveedores inhabilitados del estado. Eso es muy importante porque el proveedor que incumple no solo hace a una entidad, sino que a muchas instituciones.

DGCP 

El desafío de licitar con transparencia y fiscalizar los procesos

• Nombre completo: Raphael Ariel Fuentes G.
• Nacimiento:  7 de diciembre de 1977, Panamá
• Ocupación:  director de Contrataciones Públicas  
• Resumen de su carrera:  Ingeniero Mecánico Industrial, egresado de la Universidad Tecnológica de Panamá. Magister en Logística Integral e Ingeniero Mecánico Industrial con catorce años de experiencia profesional en los sectores de producción, compras y logística. Experto en adquisiciones en el sector público y privado, con una amplia trayectoria en el desarrollo e implementación de proyectos para el mejoramiento de la cadena logística y la optimización de los recursos. Fue Director de Política y Adquisiciones de 2007 a 2009 para el gobierno de Panamá. Ha trabajado como consultor especialista en compras públicas para países de la Región y organismos internacionales como Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), impulsando con sus conocimientos y experiencia la modernización de los sistemas de compras públicas.